Propicios días y aaludos cordiales a todos.
Osticket es un sistema de gestión de incidencias y peticiones informáticas gratuito.
Por si te lo preguntas, una incidencia es un evento que te impide hacer tu trabajo y requiere una resolución rápida, como por ejemplo, que te han robado el PC o se le ha caído un vaso de agua encima y no enciende.
Una petición en cambio es una modificación de tu puesto de trabajo, pero no te impide trabajar. Por ejemplo que te gustaría una silla mejor o un monitor más grande, o un segundo monitor para ver 2 cosas al mismo tiempo.
A lo que importa: ¿Cómo de complicado puede ser instalar este sistema en un ordenador o servidor que tengas, para poder comenzar a tramitar tickets para tus clientes?
Pues vamos a seguir unos pasos, y en 1 h lo tienes listo.
Se puede descargar desde su página web, (https://osticket.com/download/) tanto en ordenadores Windows como Linux, también está disponible en formato docker, para instalar una versión mínima en contenedores, o se puede también instalar como aplicación dentro de la tienda de Synology para sus sistemas DSM 6 (para la 7 aún no está).
En mi caso os voy a poder hablar de la versión NAS de Synology y de una instalación en Wndows Server
SYNOLOGY
Basta con solicitar la instalación desde el menu de aplicaciones y se hace sólo y automático, base de datos, servidor web y ficheros PHP
Mi versión es la v1.14.5
Instalación en Windows (win 10 o Server)
Lo principal es instalar el servidor de páginas web, en este caso el IIS (desde optionalfeatures) con las opciones de CGI para que funcione fastcgi
Descargamos e instalamos MySql server 8 community (muy importante anotar el usuario root y contraseña que le damos al lanzarlo) y marcar el puerto 3306
También buscamos en google PHP 8.2 (descargamos desde Windows Downloads un archivo zip, que descomprimimos en C:\Program Files (x86)\PHP\v8.2) y se añadirá después con PHP manager
PHP manager 2 (se descarga desde Microsoft)
Instalar URL rewrite extension (desde microsoft) MUY IMPORTANTE
Descargamos el fichero de Osticket 1.18 y descomprimimos el contenido de la carpeta UPLOAD en C:\inetpub\wwwroot\Support (que es donde se guardan las páginas web de IIS)
Lanzar la instalación de Osticket
Ya tenemos los requisitos técnicos (un servidor web, intérprete de PHP, redireccionador, y los ficheros del Osticket.
Vamos desde un navegador a IP de tu nas/osticket/scp/login.php
Se lanza el instalador, revisando requisitos y dándote instrucciones.
Posibles errores
Si te da un error de carga de php, suele ser porque te falta instalar el URL Rewrite para IIS
Si en el setup da error 500, hay que crear la base de datos "osticket" a mano desde el intérprete de comandos SQL con el comando CREATE DATABASE osticket; (una vez creada, la encuentra y avanza)
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Primeros pasos tras la instalación - puesta en marcha
Enhorabuena. Ya tienes un servidor de ticketing funcionando técnicamente.
Pero ahora vamos a configurar lo necesario para que funcione como a ti te gusta:
El sistema está en inglés por defecto, pero podemos descargar la traducción o localización española que nos cambia todo a nuestro idioma. Se descarga un fichero desde (https://osticket.com/download/) plugins, para la 1.18, español. es_ES.phar
Y lo pegas en inet/osticket/include/i18n/
De paso instalamos tres plugins interesantes como OATH2, Storage y audit.
Se ponen en osticket/plugins, y ya pueden activarse desde el panel de Admin.
El de oath permite usar correos modernos IMAP, el Audit permite hacer auditorías y ver detalles de los tickets, agentes, etc. Y el plugin de Storage sirve para que los archivos adjuntos se almacenen en una carpeta del sistema de ficheros, en lugar de guardarse en la base de datos. Es mucho más limpio.
También es importante revisar las extensiones de PHP que sean necesarias.
Se activan desde el PHP manager de IIS, y tienes qué hace cada una en la página de información del servidor
Podemos configurar las páginas de inicio, tenemos varias, como landing, offline, o default Thank-you.
También podemos modificar los logos y el fondo de la pantalla.
Ahora vamos con Sistema, donde tenemos los departamentos, como Support y maintenance.
En cuanto a los tickets, puede llevar número secuencial o aleatorio, y diferente según el tipo de ayuda.
Para los estados, por defecto tenemos Abierto => Resuelto, cerrado, archivado o cerrado. Se modifica en Administrar, Listas, Ticket Status. (podemos aádir unos de aprobado, o asignado, sin asignar, etc)
En cuanto a prioridad, baja, media, alta y emergencia
También podemos definir SLA o nuestros compromisos de cumplimiento del tiempo dado para cada tipo de incidencia.
Empezamos con lo serio, autoresponder, o envío automático de email tras crear un tiquet, asignarlo, o resolverlo.
Para que funcione, tenemos que configurar qué dirección de correo va a usar el sistema para recibir, enviar y gestionar correos.
Podemos establecer alertas y avisos por email para cuando hay nuevo ticket, o un nuevo mensaje en el mismo, o nueva actividad interna (que no recibe el usuario final), o se asigna tiquet a un usuario, o se transfiere un tiquet a otro técnico, o se rompe el SLA.
Y la clave son los filtros, para generar tickets automáticos en función de clientes. o campos.
Ahora que tenemos todo esto, podemos definir la tareas, o pequeñas acciones que hay que dar dentro de un tiquet o petición.
Y por fin, dar de alta nuestros técnicos en grupos o teams.
No olvidemos que disponemos de respuestas pregrabadas (canned responses en inglés, que son respuestas o textos que solemos repetir y podemos seleccionar desde los tickets para ahorrar tiempo) y biblioteca de preguntas más frecuentes, donde poder generar documentos multimedia con problemas y soluciones para el autodiagnóstico
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Tutoriales adicionales
Uno de osticket sobre con IIS de microsoft = https://youtu.be/K7T_JjvEamg
Tutorial de copia de seguridad de la base de datos, por ejemplo antes de aplicar el tema responsive que venden en esta web.
https://osticketawesome.com/installation-instructions/osticket-to-osticket-awesome-windows-iis-subdomain/
Ayuda para instalar CGI en ISSE desde How to Install PHP with FastCGI Extension on IIS 7 / IIS 8 Server (hostadvice.com)
Me despido por el momento y espero que os animéis a configurar vuestro propio servidor de ticketing.
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Funciones adicionales
De forma predeterminada, el sistema consulta el correo electrónico indicado en Ajustes - email, y convierte en tickets los correos que llegan, añadiendo de paso como usuarios del sistema a los remitentes.
Si no quieres que genere un ticket por cada email que recibas, puedes añadir filtros exluyendo dominios o tipos de cuentas.
Pero todas estas tareas las realiza cuando alguien está conectado a la web de Osticket. Si no hay nadie conectado, no se conecta al servidor de correo ni lee correos.
De modo que si quieres automatizar esa tarea, y que se realice cada 10 minutos, pase lo que pase, tienes que programan una tarea "cron" para que se haga.
Si tu servidor está en Windows, necesitas generar una tarea en el programador de tareas, y sería como esta:
Dentro de un fichero .bat ponemos ""C:\Program Files (x86)\PHP\82\php.exe" -f C:\inetpub\wwwroot\Support\api\cron.php > programador.log"
y se lanza cada x minutos. También activo el registro de auditoría de la tarea, para saber que ha funcionado.
Lo que hace es ejecutar un PHP que lanza el comando cron.php de la página web de Osticket, que realiza la gestión de buscar los correos. Si encuentra correos nuevos, los convertirá en tickets del sistema.